Já é possível alterar o seu endereço do Gmail - para que serve e como se faz?

Introdução: o mercado dos serviços (gratuitos) de email

Desde o seu lançamento em 2004, o Gmail consolidou-se como o serviço de correio eletrónico mais popular do mundo, com um total de cerca de 1800 milhões de utilizadores.

Claro que todas as empresas têm os serviços de email para os seus empregados, baseados em soluções internas dedicadas. Não é disso que vamos falar aqui; estamos a considerar apenas contas de email pessoais, que utilizam serviços gratuitos, como é o caso do Gmail (mas também do Outlook, Hotmail ou Yahoo! internacionalmente, ou do Sapo, Netcabo, e outros em Portugal).

Considerando apenas serviços gratuitos, vejamos os números de utilizadores (e a quota de mercado) dos 4 maiores a nível mundial:

• Gmail (Google) - 1800 milhões (50,9%)
• iCloud (Apple) - 950 milhões (26,9%)(1)
• Outlook/Hotmail (Microsoft) - 400 milhões (11,3%)
• Yahoo! - 225 milhões (6,4%)

Em Portugal, onde a influência do Apple iPhone é muito menos relevante, a percentagem de utilizadores de Gmail é ainda mais avassaladora, estando estimada em 70-80%.

Por curiosidade, o universo de associados da Nova Atena reflete igualmente esta realidade. A distribuição da utilização de serviços de email (com base no endereço principal registado na inscriçãodos associados) é a seguinte:

• Gmail - 74%
• Hotmail - 10%
• Sapo - 8%
• Netcabo - 3%
• Outlook - 1%
• Outros - 4%

Porque é que tantas pessoas têm contas Gmail?

Provavelmente alguns de nós, sobretudo aqueles que têm contas de Gmail há mais anos, criámos uma conta Gmail porque, entre outras possíveis alternativas, achámos que o Gmail era, na altura, 'o que estava a dar'...

No entanto, para muitos outros, a razão porque têm Gmail tem origem na compra do seu primeiro 'smartphone'. Em Portugal, a Apple tem uma presença bastante menor do que noutros mercados, e a grande probabilidade é que o primeiro 'smartphone' que compraram fosse Android (da Google) e, no momento da sua configuração inicial, foi-vos pedida uma conta Google e o mais certo é, nessa altura, terem criado a vossa primeira conta Gmail para esse efeito(2).

De tal modo assim é que muitos utilizadores de email Outlook, Hotmail, Sapo, Netcabo, etc nem têm presente que têm essa conta Gmail, porque não a utilizam (ou pensam que não a utilizam) no seu dia-a-dia. Por isso, um dia recebem, com espanto, uma mensagem dizendo que a sua conta Gmail está cheia, e nem tinham consciência de que a tinham...

Porquê mudar o endereço de Gmail?

Muitos dos utilizadores de Gmail vivem com um pequeno problema: como, na altura da criação do seu endereço, não deram muita atenção a essa definição, a escolha do endereço (o identificador que aparece antes do @gmail.com) não foi devidamente ponderada, e escolheu 'qualquer coisa' só cumprir a necessidade naquele momento de 'inventar' um endereço. Pode ter sido um jovem que achou piada criar um endereço tipo 'paulinho_fixe1990@gmail.com', e agora gostaria de ter uma designação mais séria ou mais profissional. Ou pode ser o caso de quem mudou de nome após o casamento (ou quem se queira livrar do apelido após um divórcio...). Ou alguém que na altura escolheu 'antonio.jose.silva.marques@gmail.com' e, entretanto, já se cansou de ter de andar sempre a escrever um endereço tão extenso...O problema era que, até agora, o endereço criado inicialmente era definitivo! Ao longo destes mais de vinte anos, a Google manteve uma política rígida que impedia a alteração do endereço 'amarrando', de forma permanente, o utilizador ao seu endereço original, e a ter todos os seus serviços do ecossistema Google (Drive, Fotos, YouTube, etc.) ligados a esse endereço.

As únicas soluções disponíveis, até agora, eram:

• Criar uma nova conta e ignorar a antiga: O que significava perder o histórico de mensagens, contactos, ficheiros no Google Drive e fotografias na nuvem.

• Criar uma nova conta e configurar o reencaminhamento de mensagens da conta antiga para a nova. Embora resolvesse o problema da receção dos emails na nova conta, isto obrigava a gerir duas contas em simultâneo, uma vez que continuava a receber alguns emails no endereço original e outros já no novo. E os conteúdos das Fotos, do Drive, do Keep, etc, continuariam definitivamente associados à conta antiga e não à nova.

O que foi anunciado agora pela Google

O que agora acabou de ser agora anunciado(3) foi uma das funcionalidades mais aguardadas de sempre pelos utilizadores do Gmail: a possibilidade de alterar o endereço de e-mail principal da Conta Google sem perder absolutamente nada. Após mais de duas décadas de restrições, esta atualização promete simplificar a vida de quem precisa de atualizar a sua identidade digital.

Com esta nova atualização do sistema de gestão de contas, o utilizador pode agora ir às definições da sua conta Google e simplesmente definir um novo endereço principal terminado em @gmail.com.

Por questões de estabilidade e segurança, a Google não elimina a conta antiga. Em vez disso, o endereço anterior passa a ser um endereço secundário (ou alternativo). A transição é feita nos bastidores, associando todos os serviços da Google ao novo endereço, mas mantendo a ponte com o passado para que nada se perca.

Esta funcionalidade tem, contudo, algumas regras e limitações importantes:

• Limite temporal: Só é permitida uma alteração a cada 12 meses, com um limite máximo de 3 alterações globais por conta.

• Rastos do passado: Eventos de agenda criados antes da mudança ou certos serviços antigos poderão continuar a mostrar o e-mail anterior, com que foram originalmente criados.

• Segurança: O processo deve ser feito manualmente na secção de informações pessoais da Conta Google.

Benefícios para os utilizadores

As vantagens para o dia a dia dos utilizadores de Gmail são claras:

• Evolução da identidade digital: Permite adaptar o e-mail a novas realidades pessoais ou  profissionais sem o pesadelo burocrático e técnico de migrar para uma nova conta.

• Preservação total de dados: Fotos, documentos do Drive, mensagens, subscrições, etc permanecem intactos na mesma conta.

• Sem perda de mensagens: Como o e-mail antigo passa a ser um endereço alternativo, todas as mensagens enviadas por pessoas que ainda usam o seu contacto antigo continuarão a cair na sua caixa de entrada atual.

• Início de sessão flexível: Pode continuar a usar tanto o e-mail novo como o antigo para fazer login na sua Conta Google.

Em resumo

Este anúncio marca o fim de um longo período de rigidez na utilização dos endereços de Gmail, e é uma excelente notícia para quem precisava de renovar a 'imagem' da sua caixa de correio sem ter de passar pelos dramas técnicos e burocráticos que vimos acima.

Notas:

(1) Esta quota de mercado do serviço de email da Apple tem que ver com a elevada quota de mercado do iPhone em termos mundiais, particularmente nos EUA, o que não acontece em Portugal. Muitas das pessoas que têm iPhone são fãs incondicionais dos produtos Apple e, por isso, utilizam também, preferencialmente, o serviço de email da Apple.

(2) Na realidade, uma conta Google, isto é, para acesso aos serviços Google, não tem que ser uma conta Gmail. É possível criar uma conta Google usando um endereço de email qualquer outro serviço, por exemplo Sapo, Outlook, etc. Com isso, estaremos a dizer que queremos usar todos os serviços da Google - Fotos, Drive, Mapas, YouTube, Keep, etc - excepto o Gmail, uma vez que já usamos um email de outro serviço diferente. É perfeitamente possível e funcional, só que a maioria das pessoas não sabe isso.

(3) Esta nova funcionalidade agora anunciada para Portugal (já tinha sido introduzida anteriormente noutros países), será introduzida de forma gradual, podendo demorar algumas semanas a aparecer para todos os utilizadores em Portugal.

Funcionalidades menos conhecidas do Gmail que ajudam a poupar tempo

O Gmail é utilizado diariamente por milhões de pessoas, mas grande parte dos utilizadores recorre apenas às funções mais básicas. No entanto, existem várias funcionalidades menos visíveis que podem melhorar significativamente a organização, a segurança e a eficiência na gestão do correio eletrónico. A seguir apresentam-se cinco dessas funcionalidades, explicadas de forma prática.

Organizar emails com Marcadores

As etiquetas permitem classificar emails por temas, projetos ou prioridades. Ao contrário das pastas tradicionais, um mesmo email pode ter várias etiquetas associadas.

Como utilizar

1. Selecione um ou mais emails na caixa de entrada.
2. Clique no ícone “Etiquetas” na barra superior.
3. Escolha uma etiqueta existente ou clique em “Criar nova” para definir uma nova categoria.
4. A etiqueta passa a aparecer no menu lateral, permitindo acesso rápido aos emails associados.

As etiquetas podem ser combinadas com filtros para classificação automática de mensagens recebidas (ver adiante).

Encontrar mensagens rapidamente com Pesquisa Avançada

A pesquisa avançada do Gmail permite localizar emails específicos com grande precisão, mesmo em caixas de correio muito extensas.

Como utilizar

1. Clique na barra de pesquisa no topo do Gmail.
2. Utilize o ícone de filtros à direita da barra ou introduza operadores como remetente, assunto, data ou presença de anexos.
3. Execute a pesquisa para ver apenas os emails que correspondem aos critérios definidos.

Esta funcionalidade é particularmente eficaz para localizar mensagens antigas ou anexos importantes.

Agendar o envio de emails

O agendamento de envio permite escrever emails antecipadamente e definir o momento exato em que serão enviados.

Como utilizar

1. Escreva o email como habitualmente.
2. Em vez de clicar diretamente em “Enviar”, clique na seta junto a esse botão.
3. Escolha uma das opções sugeridas ou selecione “Escolher data e hora”.
4. Confirme o agendamento.

Os emails agendados ficam na pasta “Agendados” e podem ser editados ou cancelados até ao momento do envio.

Suspender emails para mais tarde

A função “Suspender” permite retirar temporariamente um email da caixa de entrada e fazê-lo regressar numa data e hora definidas. Isto é muito útil quando não pretendemos agora tratar do assunto, mas não queremos correr o risco de entretanto nos esquecermos.

Como utilizar

1. Abra o email que pretende suspender.
2. Clique no ícone de relógio na barra superior.
3. Escolha uma das opções sugeridas ou selecione uma data e hora específicas.

O email passa para a pasta “Suspensos” e regressa automaticamente à caixa de entrada no momento definido, surgindo como se fosse uma nova mensagem.

Tratar emails de forma contínua com o Auto-avanço

O Auto-avanço permite que, após arquivar ou eliminar um email, o Gmail abra automaticamente a mensagem seguinte, evitando estar sempre a regressar à caixa de entrada.

Como utilizar

1. Clique no ícone de engrenagem no Gmail e selecione “Ver todas as definições”.
2. No separador “Avançadas”, ative a opção “Auto-avanço” e guarde as alterações.
3. No separador “Geral”, escolha se pretende avançar para a conversa mais recente ou mais antiga.
4. Volte a guardar as alterações.

Esta funcionalidade é especialmente útil para quem recebe grandes volumes de email.

Proteger mensagens com o Modo Confidencial

O Modo Confidencial permite enviar emails com restrições adicionais de acesso, sendo indicado para o envio de informações sensíveis ou privadas.

Como utilizar

1. Clique em “Compor” para criar um novo email.
2. Na parte inferior da janela de composição, clique no ícone de um cadeado com um relógio.
3. Defina a data de expiração da mensagem, que pode variar entre um dia e cinco anos.
4. Se desejar, ative a opção de código de acesso por SMS e introduza o número de telemóvel do destinatário.
5. Grave as definições e envie o email normalmente.
6. O destinatário poderá ler a mensagem, mas não poderá reenviá-la, copiá-la, imprimi-la ou transferi-la. Após a data de expiração, o conteúdo deixa de estar acessível.

Criar eventos automaticamente no Google Calendar

O Gmail pode detetar automaticamente eventos em emails e adicioná-los ao Google Calendar, como voos, reservas ou consultas.

Como utilizar

1. Abra o Google Calendar.
2. Clique no ícone de engrenagem e selecione “Definições”.
3. Aceda a “Funcionalidades inteligentes do Google Workspace”.
4. Ative a opção “Mostrar eventos criados automaticamente pelo Gmail no meu calendário”.

Depois de ativada, esta funcionalidade funciona de forma automática, sem necessidade de intervenção adicional.

Automatizar a gestão de emails com Filtros

Os filtros permitem executar ações automáticas sobre emails recebidos, como aplicar etiquetas, arquivar ou marcar como lidos.

Como utilizar

Há 2 formas de definir filtros: através da definições e através da barra de pesquisa. Vamos ver as 2 formas. No entanto, a criação através das definições, que vamos ver em primeiro lugar, oferece uma visão global de todos os filtros existentes, o que facilita a sua gestão e manutenção.

Através das definições

1. Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito do Gmail.
2. Selecione “Ver todas as definições”.
3. Abra o separador “Filtros e endereços bloqueados”.
4. Clique em “Criar um novo filtro”.
5. Defina os critérios pretendidos, por exemplo remetente, assunto ou palavras contidas na mensagem.
6. Clique em “Criar filtro”.
7. Escolha as ações a aplicar automaticamente aos emails que correspondam aos critérios.
8. Confirme a criação do filtro.

Através da barra de pesquisa

1. Clique na barra de pesquisa avançada (ver acima) e selecione o ícone de filtros.
2. Defina os critérios, por exemplo remetente ou assunto.
3. Clique em “Criar filtro”.
4. Escolha as ações pretendidas e confirme.

A partir desse momento, todos os emails que cumpram as condições definidas serão tratados automaticamente.

Utilizar filtros de forma consistente é uma das formas mais eficazes de manter a caixa de entrada organizada e reduzir trabalho repetitivo, especialmente em contas de email com muitos remetentes recorrentes.

Conclusão

Estas funcionalidades permitem transformar o Gmail numa ferramenta de produtividade bastante avançada, mesmo para utilizadores que preferem uma utilização simples e intuitiva.

O verdadeiro potencial do Gmail revela-se quando estas funcionalidades são usadas em conjunto, transformando a caixa de correio numa ferramenta de trabalho organizada e eficiente, em vez de uma simples lista de mensagens por ler.

Gmail no Android vai finalmente permitir criar e gerir Marcadores

A Google está a preparar uma novidade muito aguardada por quem usa o Gmail em telemóveis Android. Em breve, será possível criar, editar e apagar Marcadores diretamente no smartphone, uma funcionalidade que já existe há muitos anos na versão web do Gmail e também nos dispositivos iPhone e iPad.

Até agora, os utilizadores de Android apenas podiam aplicar marcadores já existentes, mas não os podiam criar nem gerir no próprio telemóvel. Esta limitação era frequentemente considerada confusa e pouco prática, sobretudo para quem organiza o correio eletrónico por temas, pessoas ou tipos de mensagens.

Segundo informações divulgadas pelo site especializado Android Authority, esta funcionalidade já está a ser testada numa versão experimental da aplicação Gmail para Android. Nos testes realizados, surgem novos controlos que permitem gerir marcadores de forma autónoma, sem necessidade de recorrer a um computador.

Como funcionam os Marcadores no Gmail

Os Marcadores, chamados “Labels” em inglês, funcionam como etiquetas que ajudam a organizar os emails. Um mesmo email pode ter vários marcadores ao mesmo tempo, ao contrário das pastas tradicionais, onde uma mensagem só pode estar num único local. Por exemplo, um email pode ter simultaneamente os marcadores “Família”, “Saúde” e “Importante”.

Esta forma de organização é especialmente útil para utilizadores que recebem muitas mensagens e querem encontrar rapidamente determinados emails, sem os perder na caixa de entrada.

Como será a criação e gestão dos Marcadores no Android

De acordo com os testes, a opção “Criar Marcador” passará a aparecer na barra lateral do Gmail, que é aberta ao tocar nas três linhas no canto superior esquerdo do ecrã. O processo é simples, bastará escolher o nome do marcador e confirmar.

A edição ou eliminação de marcadores exige mais alguns passos. É necessário abrir o menu, entrar em Definições, selecionar a conta de email e depois escolher a opção “Gerir Marcadores”. Aí será possível alterar nomes ou apagar marcadores criados pelo utilizador. Importa referir que apagar um marcador não elimina os emails associados, apenas remove a etiqueta.

Quando estará disponível para todos

Como esta funcionalidade ainda se encontra em fase de testes, a Google não anunciou uma data oficial para o seu lançamento. No entanto, a experiência mostra que, quando estas novidades aparecem em versões experimentais, acabam por chegar à versão final da aplicação na maioria dos casos.

Esta será uma melhoria muito positiva, sobretudo para utilizadores menos experientes, que passam a poder organizar o seu correio eletrónico diretamente no telemóvel, de forma mais simples e autónoma, sem depender do computador.

Gmail ganha novos recursos de IA

O Gmail entra na era da Inteligência Artificial Gemini

O Gmail é o serviço de email mais popular, contando atualmente com cerca de 3 mil milhões de utilizadores, segundo números oficiais da Google.

Apostando na continuação dessa liderança, a Google iniciou uma das maiores mudanças de sempre no Gmail desde a sua criação, em 2004. O serviço de correio eletrónico vai passar a integrar de forma profunda a Inteligência Artificial Gemini, com o objetivo de facilitar a leitura, a escrita e a organização dos e-mails. O mais relevante é que muitas destas novidades, que até agora eram pagas, passam a estar disponíveis gratuitamente para todos os utilizadores, incluindo quem usa a versão normal do Gmail.

O Gmail deixa assim de ser apenas um local onde se recebem e enviam mensagens, passando a funcionar como um verdadeiro assistente pessoal da caixa de entrada, ajudando a perceber o que é importante e a responder mais rapidamente.

Resumos automáticos de mensagens longas

Uma das funcionalidades mais úteis chama-se AI Overviews, ou resumos automáticos. Sempre que existir uma conversa com muitos e-mails, por exemplo trocas longas entre várias pessoas, o Gmail passa a apresentar, no topo da conversa, um pequeno resumo com os pontos principais.

Isto significa que já não é necessário ler todas as mensagens uma a uma para perceber o essencial. Para quem recebe muitos e mails ou participa em conversas extensas, esta funcionalidade pode poupar bastante tempo e evitar esquecimentos importantes. Estes resumos passam a estar disponíveis gratuitamente para todos os utilizadores.

Ajuda na escrita de e mails

Outra grande novidade é a Ajuda para Escrever. Esta função permite criar um e mail a partir de uma simples indicação, como por exemplo “responder educadamente a uma fatura em atraso” ou “confirmar presença numa reunião”. A inteligência artificial escreve um rascunho completo, que depois pode ser revisto e ajustado antes do envio.

Além disso, teremos as Respostas Sugeridas, uma evolução das antigas respostas rápidas. Em vez de frases muito curtas e genéricas, o Gmail passa a sugerir respostas mais completas, tendo em conta o conteúdo da conversa e o estilo habitual de escrita do utilizador. O objetivo não é substituir a pessoa, mas ajudar a responder mais depressa, sobretudo em situações rotineiras.

Caixa de entrada mais organizada e inteligente

A Google está também a testar uma nova caixa de entrada inteligente, conhecida como AI Inbox. Esta funcionalidade analisa os e mails recebidos e destaca automaticamente o que é mais importante, como contas para pagar, marcações de consultas, mensagens de contactos frequentes ou assuntos com prazos próximos.

Em vez de uma lista longa de mensagens, o utilizador passa a ter uma espécie de resumo diário das tarefas pendentes e dos e mails prioritários. A Google garante que esta análise é feita com fortes medidas de proteção da privacidade e que os dados continuam sob controlo do utilizador. Esta funcionalidade encontra-se ainda em fase de testes e, numa primeira fase, está reservada a um grupo limitado de utilizadores.

Opções adicionais pagas

Os utilizadores de versões pagas terão ainda acesso a outras funcionalidades.

Revisão e melhoria dos textos

Para alguns utilizadores, nomeadamente quem tem planos pagos, existe ainda a funcionalidade Revisão, que analisa os e mails antes do envio. Esta ferramenta vai além da simples correção ortográfica, sugerindo melhorias no tom, na clareza e na forma como o texto está organizado. Funciona de modo semelhante a ferramentas conhecidas de apoio à escrita, ajudando a tornar as mensagens mais claras e adequadas à situação.

Pesquisa mais simples dentro do Gmail

Outra nova funcionalidade do Gmail é passar a permitir fazer perguntas diretamente à caixa de correio, usando linguagem natural. Em vez de procurar e mails com palavras-chave, será possível escrever perguntas como “quem me enviou o orçamento para as obras no ano passado?”, e o Gmail apresenta a resposta de forma direta, analisando automaticamente os e mails antigos.

Disponibilidade e próximos passos

Estas novas funcionalidades estão a ser lançadas de forma gradual, começando pelos Estados Unidos e em língua inglesa. A Google já confirmou que a expansão para outros países e idiomas, incluindo o português, acontecerá nos próximos meses.

Estas mudanças representam um passo importante para tornar o correio eletrónico mais simples e menos cansativo, especialmente para utilizadores que usam o Gmail todos os dias mas não se sentem confortáveis com ferramentas mais complexas.

Nota Final: Já depois de ter escrito este texto, li uma notícia daquelas que nos fazem ter sempre presentes as limitações e riscos destas fantásticas funcionalidades. Logo que estas funcionalidades foram lançadas, muitas pessoas usaram-nas para obterem conselhos médicos, e os resultados revelaram problemas graves.

Uma investigação do The Guardian levou a Google a remover alguns resumos automáticos de saúde gerados por inteligência artificial, conhecidos como AI Overviews, depois de se ter verificado que forneciam informação incorreta e potencialmente perigosa. Em particular, foram identificados casos em que estes resumos apresentavam valores errados para análises ao fígado, podendo levar pessoas com doenças graves a acreditar, de forma errada, que estavam saudáveis e a adiar cuidados médicos. Apesar de a Google afirmar que os seus resumos são úteis e fiáveis, especialistas e organizações de saúde alertam que a informação médica é complexa, depende de múltiplos fatores individuais e não pode ser reduzida a listas de números sem contexto. Embora a empresa tenha removido alguns destes resultados específicos, continuam a existir preocupações quanto à fiabilidade geral da IA em temas de saúde e ao risco de disseminação de informação enganadora, sublinhando a necessidade de maior rigor e de encaminhamento claro para fontes médicas credíveis.

Podem ler a notícia original aqui: www.theguardian.com/technology/2026/jan/11/google-ai-overviews-health-guardian-investigation

Quer mudar o seu endereço de email Gmail?

O problema dos endereços antigos do Gmail

Muitas pessoas criaram o seu endereço de email do Gmail há muitos anos. Nessa altura, escolheram um nome sem pensar muito, por exemplo com diminutivos, números ou nomes pouco formais.

Com o tempo, esse email passou a ser usado para coisas importantes, como trabalho, associações, escolas, bancos ou serviços oficiais. Nessas situações, o endereço pode parecer pouco adequado ou pouco profissional.

Criar um novo email não é uma boa solução. Isso obrigaria a perder o histórico de mensagens, fotografias, documentos e contactos. Além disso, seria necessário alterar o email em muitos sites e aplicações, o que é trabalhoso e confuso para muitas pessoas.

A solução que a Google está a preparar

A pensar nos utilizadores com este problema a Google vai permitir mudar o endereço do Gmail sem perder nada da conta. Será possível escolher um novo endereço @gmail.com, mais adequado, e mantê-lo ligado à mesma conta Google.

O endereço antigo não desaparece. Tanto o email antigo como o novo funcionarão na mesma conta. As mensagens enviadas para qualquer um deles chegam à mesma caixa de correio. Também será possível entrar na conta usando qualquer um dos endereços.

Desta forma, o utilizador pode continuar a usar o email antigo nos serviços já existentes e usar o novo email para comunicações mais formais.

O que não muda na conta

Nada será perdido com esta alteração.

Os emails antigos, as fotografias do Google Fotos, os ficheiros do Google Drive, os contactos e os restantes serviços continuam exatamente iguais.

Não é necessário copiar dados, fazer configurações complicadas ou aprender a usar uma nova conta.

Algumas limitações a ter em conta

Cada conta Google poderá ter até três endereços Gmail associados.

Além disso, só será possível criar um novo endereço uma vez por ano, sendo obrigatório esperar 12 meses entre alterações.

Quando estará disponível

Esta funcionalidade ainda está a ser testada pela Google e não existe uma data oficial para a sua disponibilização a todos os utilizadores.

Quando estiver ativa, será uma melhoria importante, especialmente para quem usa o Gmail há muitos anos e gostaria de ter um endereço mais simples e mais adequado, sem perder a sua conta nem os seus dados.

Voltando ao tema da Limpeza do espaço Google - Gmail, Google Fotos e Google Drive

Encontrei um artigo que descreve muito bem esta situação e os passos a seguir para limpar as fotos e os emails que estão a contribuir mais para a ocupação do espaço. Segue exatamente a mesma abordagem que já tenho proposto a várias pessoas na minha aula. 

Podem ler esse artigo em clean.email/pt/clean-gmail-inbox.

A partir do ponto 5 desse artigo descreve e sugere uma outra abordagem complementar: a utilização de um programa (na realidade um serviço disponível na Internet), designado Clean Email, que tem uma série de ferramentas para facilitar esta tarefa. A quem tem o problema de um número elevado de emails sugiro vivamente a utilização de um programa especializado para o efeito. Se não conhecerem nenhum, usem esse.

Nota: Se quiserem experimentar esse programa, chamo a atenção para o facto de ele não estar disponível em português. Mas podem selecionar outra língua em vez do inglês, por exemplo francês ou espanhol, se se sentirem mais à vontade com uma dessas línguas.

Limite do armazenamento Google e o que fazer se o atingirmos

Tenho-me cruzado com muitos colegas da Nova Atena que usam o Gmail (cerca de 75% usa o Gmail como conta principal), e que estão a chegar ao limite do espaço de armazenamento disponível. Se atingirem esse limite, ficarão sem poder receber e enviar emails e sem poderem sincronizar as vossas fotos no Google Fotos.

Como calculam seria catastrófico se deixassem que isso acontecesse!

Qual é o limite de armazenamento Google, e o que acontece se o atingirmos

Os utilizadores do Gmail deverão ter sempre presente que a Google vos atribui inicialmente um espaço de armazenamento grátis 'na nuvem' de 15 GB (gigabytes). Esse espaço de armazenamento é usado fundamentalmente para 4 coisas:

• Gmail
• Google Fotos
• Google Drive
• cópia de segurança dos dados do WhatsApp

Para os 15 GB disponíveis são contabilizadas essas 4 utilizações. Como penso que poucos de vós utilizarão o Drive (quem quiser saber mais fale comigo), vamos, de momento deixar de lado o tema do WhatsApp (voltaremos a ele mais tarde), e vamos, para já, concentrar a nossa atenção no Gmail e nas Fotos. Como disse anteriormente, se o limite de 15 GB for atingido, ficam sem poder receber e enviar emails e sem poderem sincronizar as vossas fotos no Google Fotos, o que é desastroso…

Como saber se já se atingiu o limite de 15 GB do Google?

Esta é muito simples: se já atingiram esse limite, ou se já estão próximos, já começaram a receber mensagens da Google a sugerir que comprem espaço adicional. Se estiverem nessa situação, têm que atuar sem perder tempo e, por isso, sugiro que entrem em contacto comigo com brevidade.

Se ainda não receberam nenhuma mensagem desse tipo, é porque ainda não atingiram esse limite. Mas, atenção, ainda não estão livres de cuidados, porque podem já estar muito próximo disso sem se terem apercebido até agora.

Para saber qual a vossa situação, a forma mais simples é irem ao Gmail no vosso computador (no telemóvel é mais complicado). No Gmail, acedem à Caixa de Entrada, e têm a lista dos emails recebidos. Se forem até ao fim dessa lista, no fim de tudo, aparece uma mensagem a dizer 'x GB de 15 GB utilizados'. Se esse x já estiver perto de 15, estão com um problema!

Mas o que é que está a usar esses x GB? Carreguem nessa frase, ou no símbolo com um quadrado com uma seta na diagonal, logo à frente, e abre-se um novo separador, com uma explicação mais detalhada de como estão a usar o vosso espaço de 15 GB.

Podem ver uma barra com cores, em que as várias cores representam a utilização pelo Google Drive, pelo Gmail, pelo Google Fotos, e outras utilizações como a cópia de segurança do WhatsApp.

Vejam qual é a vossa situação e, se estiverem em perigo, contactem-me.

O que fazer quando já se atingiu o limite dos 15 GB do Google (ou se está próximo disso)?

Nesta situação, a primeira coisa a fazer é ver se é possível apagar dados que estejam a ocupar espaço mas já não sejam necessários. E que dados são esses? Como disse atrás, são sobretudo emails e fotografias. Os emails propriamente ditos (texto) não ocupam muito espaço. O que ocupa mais espaço são os anexos que vêm com alguns desses emails, em particular vídeos, documentos PDF ou apresentações Powerpoint. É nesses emails que vale a pena focar a vossa atenção. Se não sabem como fazer, entrem em contacto comigo (e apareçam na aulas).

No que diz respeito ao Google Fotos, é simples: é apagar as fotos que já não vos interessam (por vezes deixamos acumular muitas fotos quase duplicadas - é tão fácil carregar no botão, e não se pensa mais nisso… - mas sobretudo os vídeos, que é o que ocupa mais espaço. Basta um pouco de coragem, e muito 'trabalho de sapa'...

E se já não houver mais nada de relevante que possa apagar?

Se já apagaram tudo o que havia para apagar, e ainda assim o problema subsiste, então, nesse caso, a solução é comprar espaço de armazenamento Google adicional. E não é muito caro: por exemplo, 100 GB custam 19,99€/ano, passe a publicidade… Se é esse o vosso caso, e tiverem dúvidas como fazer, digam-me e eu ajudo.

Nota: Estes 100 GB podem ser partilhados por várias pessoas de um agregado familiar, até um máximo de 5. Ou seja, se o vosso marido ou a vossa esposa, estiverem com o mesmo problema, basta fazer uma única aquisição desse espaço adicional, e os 100 GB podem ser usados pelos 2.

Google One: ferramenta oficial para gestão do espaço Google

Ainda sobre o espaço de armazenamento do Google, vou partilhar uma última informação, que penso que é bastante útil. Tinha referido anteriormente uma forma de ver o espaço usado, indo até ao fim da página das mensagens de e-mail do Gmail.

Outra forma, mais profissional, de o fazer é usar o Google One. Para isso, no vosso browser vão diretamente ao site one.google.com. Nessa página, no menu apresentado à esquerda, selecionem 'Armazenamento'. Agora, nesta nova página, podem ver a tal barra que mostra o vosso consumo dos 15 GB de espaço grátis.

Se andarem um pouco mais para baixo, vão encontrar uma caixa com o título 'Recupere o seu espaço'. Nessa caixa, carreguem em 'Libertar espaço de armazenamento de conta'.

Entram numa página que vos ajuda a limpar os vários componentes de utilização da vossa conta Google, por categorias. Com cuidado, para não apagarem nada que não devessem ou quisessem, podem aí fazer alguma limpeza de ficheiros, e-mails, vídeos e fotos desnecessários.