Emails enviados para múltiplos destinatários

Ocasionalmente, recebemos emails que foram enviados para múltiplos destinatários, sendo nós um deles, emails que, por vezes, carecem de uma resposta da nossa parte.

Ao responderem a um desses email, se virem com atenção, devem reparar que existem 2 tipos de resposta, normalmente representados por 2 símbolos distintos:

• Responder apenas ao remetente
• Responder a todos, remetente e todos os outros destinatários do email original

Por exemplo, no caso do Gmail (no PC), está visível um símbolo de Responder (ao remetente), mas, se carregarem nos 3 pontos verticais à direita desse símbolo, encontram todas opções de ação à vossa disposição. E uma delas é a opção Responder a todos: 

No caso do meu Gmail a opção que aparece primeiro é Responder e a opção 'escondida' é Responder a todos, porque tive o cuidado de configurar desse modo. Mas, no vosso PC, muito provavelmente está exatamente ao contrário e, assim, são encaminhados naturalmente para responder a todos e não apenas ao remetente. Seria necessário carregarem nos 3 pontinhos para aceder à outra opção e, se calhar nem repararam nisso.

Como podem ver na figura acima, para além de poderem usar os símbolos assinalados, também podem, alternativamente, responder usando os botões que aparecem no final da mensagem. Também aqui, aparece primeiro a opção Responder e depois a opção Responder a todos. Se configurarem o Gmail para alterar a ordem dessas opções, isso muda a ordem dos símbolos assinalados na figura e muda simultaneamente a ordem dos botões no final da mensagem.

Esta foi a ilustração para o caso do Gmail. Se utilizam outro programa de email, por exemplo o Outlook, embora com outra forma de apresentação, essas várias opções também estão lá presentes.

Sugestões para quem responde a estes emails

Nas situações deste emails enviados para múltiplos destinatários, é importante que respondam apenas ao remetente e não a todos os destinatários do email original, para evitar a proliferação nas caixas de correio desses outros destinatários de emails de resposta que, provavelmente, para eles serão irrelevantes, e que lhes desviam a atenção daqueles que possam ser mais importantes e urgentes.

Devem, por isso estar atentos a qual das opções (qual dos símbolos) vão usar na vossa resposta.

Idealmente, na minha opinião, deveriam configurar o vosso email, como eu fiz, para que a opção por defeito seja essa e não a outra. No caso do Gmail (no PC), podem localizar essa definição aqui:

Seguem as instruções detalhadas de como fazer essa configuração:

Alterar as configurações de resposta padrão

Para mudar a ordem das opções "Responder" e "Responder a todos", atualize as configurações de resposta padrão.

No computador, chame o Gmail.

No canto superior direito, clique em Configurações Aceder a todas as configurações.

Clique no separador Geral.

Na seção "Comportamento de resposta padrão", clique em Responder ou Responder a todos.

No caso dos outros programas de email, há que ir às respetivas Definições e procurar por uma configuração equivalente.

Sugestões para quem envia mensagens para múltiplos destinatários

Quando temos de enviar um email para múltiplos destinatários, tal deve ser feito colocando esses destinatários no campo Bcc e não no campo Para, por 2 razões principais:

• Primeiro, para evitar de raiz que na resposta possam ser copiados inadvertidamente os restantes destinatários (problema que vimos acima), uma vez que eles deixam de ser conhecidos de quem recebeu o email. Assim, quem responde já não tem sequer hipótese de responder a todos, porque nem sequer os vê. É como se o email tivesse sido enviado apenas para si.

• Mas também por respeito do sigilo dos endereços de email que alguns dos destinatários poderão não gostar que sejam divulgados a terceiros sem sua autorização expressa

Em resumo

São pequenos pormenores do nosso dia-a-dia, mas que, se forem observados, nos ajudam a lidar melhor com a avalanche de emails a que somos sujeitos diariamente.

Uma curiosidade final: A propósito da utilização do email, nunca escrevam um email em maiúsculas! Em termos de etiqueta digital, tal é considerado o equivalente de estarem a gritar a essa pessoa. A maioria de vós não saberá disto, mas, se um dia enviassem um email em maiúsculas a quem saiba, era capaz de se sentir ofendido...