O que é o SPAM e como geri-lo

Já todos passámos pela situação de não encontrarmos um email que sabemos que devíamos já ter recebido. Antes de concluirmos que não o recebemos (o que acontece frequentemente com os emails enviados pela Nova Atena 😉), devemos primeiro ir procurar se, por acaso, esse email não terá ido parar à pasta de SPAM (ou Lixo eletrónico). E frequentemente está mesmo lá...

O que é o SPAM

SPAM é o nome dado às mensagens indesejadas que chegam à nossa caixa de correio eletrónico. Normalmente são enviadas em grande quantidade e sem que a pessoa tenha pedido para as receber. Podem ser simples publicidades, mas também podem esconder riscos, como tentativas de enganar o utilizador para fornecer dados pessoais ou instalar programas perigosos.

Este procedimento é usado pelos serviços de correio eletrónico - Gmail, Outlook, Hotmail, Sapo, etc - para nos pouparem a essa praga que são os emails não desejados. Assim, quando o serviço de email deteta um email que foi enviado para várias pessoas simultaneamente e que foi enviado por um remetente que não está registado como um dos nossos contactos, separa-o preventivamente nessa pasta de SPAM, para não nos incomodar na pasta de entrada e para que o possamos observar tranquilamente mais tarde.

Como fazer com que o filtro de SPAM não assinale mails que efetivamente queríamos receber

Este é o primeiro ponto que queria abordar. Por exemplo, a Nova Atena envia-vos um email com o aviso de pagamento das vossas quotas. Não o encontram e dizem à NA que não receberam nada. No final, acabam por perceber que esse email tinha sido enviado diretamente para a pasta de SPAM.

Porque é que isso acontece, e como evitar que essas situações ocorram de novo no futuro? Voltemos à definição, que partilhei convosco acima, do que é o SPAM - "email que foi enviado para várias pessoas simultaneamente e que foi enviado por um remetente que não está registado como um dos nossos contactos". Ora, de facto, os emails da NA são normalmente enviados para várias pessoas ao mesmo tempo e, por isso ficam logo 'debaixo de olho'. Quanto a isso nada a fazer.

Mas ir para o SPAM só acontece se o email foi enviado por uma entidade que não temos registada nos nossos contactos. Logo, temos a solução: basta identificar qual o endereço de onde nos foi enviado esse email, e registá-lo como um dos nossos contactos. A partir desse momento, nenhum email enviado por essa entidade voltará a ficar retido na pasta de SPAM. Resolvido!

Outras regras para gerir o SPAM

O SPAM no email é um problema e tem vindo a piorar ao longo dos anos, com as caixas de correio eletrónico a sofrerem invasões quase impossíveis de controlar.

A maioria das pessoas usam serviços como o Gmail ou o Outlook, que, felizmente, têm bons filtros para SPAM. Ainda assim, há algumas regras que devemos seguir para gerir melhor esta situação:

1. Verificar periodicamente a pasta de SPAM
   Quase todos os serviços de e-mail separam automaticamente este tipo de mensagens. Convém verificar esta pasta de vez em quando, para confirmar que nenhuma mensagem importante foi lá parar por engano.

2. Cancelar assinaturas
   Este é um ponto fundamental quando recebem regularmente, de uma mesma entidade, emails indesejados, tenham eles ficado na caixa de entrada ou sido reencaminhados para a pasta de SPAM. Sempre que vejam que estão a freceber regularmente, de uma mesma entidade, emails que não pretendem receber (ou que, em determinada altura, queriam mas deixaram de querer), devem cancelar essa assinatura. Por lei, todos os emails enviados regularmente devem ser acompanhados de uma opção de cancelamento dessa assinatura. Vão até à parte final do email e, no rodapé, procurem por algo do tipo 'Cancelar a minha subscrição' (ou 'Unsubscribe', se o email estiver em inglês). Se carregarem nessa opção, legalmente essa entidade tem de vos retirar da sua lista de distribuição de emails, e não vos voltar a incomodar. Nota: o procedimento de cancelamento poderá demorar alguns dias, por isso será natural que ainda possam receber entretanto mais um ou dois emails dessa entidade, mas depois deveria parar totalmente.

3. Assinalar mensagens como SPAM
   Quando receber um e-mail indesejado, mas que não foi automaticamente enviado pelo serviço de email para a pasta de SPAM, pode assinalá-lo como SPAM e, dessa forma, ensinar o sistema e ajudá-lo a saber filtrar de forma mais rigorosa no futuro.

4. Bloquear remetentes
   Se a mesma pessoa ou empresa envia regularmente emails de SPAM, pode pedir para bloquear o endereço dessa entidade.

5. Fazer uso de filtros
   Ainda que denunciar SPAM seja um bom começo, os utilizadores podem criar e personalizar  filtros que verificam as mensagens recebidas e, de acordo com as regras pré-definidas, arquivam, excluem ou dão rótulos aos emails de forma automática, mesmo antes de os colocar na caixa de entrada.

6. Nunca responder nem clicar em links de um email de SPAM
   Responder ao email vai confirmar ao remetente que o seu e-mail está ativo, o que pode aumentar ainda mais o número de mensagens recebidas no futuro.

7. Ter cuidado ao divulgar o seu endereço de e-mail
   Sempre que puder, evite deixar o seu endereço de email em sites públicos ou em redes sociais. O mais certo é passar a receber emails regulares dessas entidades.

8. Usar contas diferentes para diferentes utilizações
   Esta medida é um pouco mais radical e trabalhosa, e entendo que a maioria das pessoas (eu incluído) não a utilize normalmente. É a possibilidade de termos mais do que um e-mail, um só para as comunicações pessoais importantes (amigos, bancos e outros serviços, contacto com a administração pública, etc) e um outro só para inscrições em sites (compras, etc).

9. Usar ferramentas inteligentes de terceiros
   Ainda que os recursos integrados nos serviçoss de email funcionem bem, podemos ainda melhorar recorrendo a ferramentas inteligentes de terceiros, como o Clean Email ou o Spamdrain, que, para além de permitirem definir regras adicionais às que o nosso serviço de email dispõe, permitem analisar o nosso email e detetar situações de recebimentos indesejados, e ajudar-nos a fazer uma limpeza dessas situações.